Verfahrensbetreuung SAP 2026+
VO: VSVgV Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
16.06.2025
01.07.2025 12:00 Uhr
09.07.2025

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

HIL Heeresinstandsetzungslogistik GmbH
992-80013-14
Josef-Wirmer-Straße 2-8
53123
Bonn
Deutschland
DEA22
992-80013-14
vergabe@hilgmbh.de
+49 228-4463-0

Angaben zum Auftraggeber

Auftraggeber (keine Behörde) aus dem Bereich Verteidigung und Sicherheit
Verteidigung
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---

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Bundeskartellamt Vergabekammer des Bundes
t:022894990
Kaiser-Friedrich-Str. 16
53113
Bonn
Deutschland
DEA22
992-80013-14
vk@bundeskartellamt.bund.de
+49 2289499-0
+49 2289499-163

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Bundeskartellamt Vergabekammer des Bundes
t:022894990
Kaiser-Friedrich-Str. 16
53113
Bonn
Deutschland
DEA22
992-80013-14
vk@bundeskartellamt.bund.de
+49 2289499-0
+49 2289499-163

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Bundeskartellamt Vergabekammer des Bundes
t:022894990
Kaiser-Friedrich-Str. 16
53113
Bonn
Deutschland
DEA22
992-80013-14
vk@bundeskartellamt.bund.de
+49 2289499-0
+49 2289499-163

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

72000000-5
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Support- und Nutzerbetreuung bei der HIL GmbH (Verfahrensbetreuung

Ziel der Nutzerbetreuung in der HIL GmbH ist es, Störungen von IT-Services schnellstmöglich zu beheben bzw. Anfragen der Nutzer zur Unterstützung, Service-Erweiterung, Lieferung, Information, zum Rat oder zur Dokumentation (Service Request) anzunehmen und zu bearbeiten, um dadurch die ordnungsgemäße Nutzung des IT-Systems durch die Nutzer zu gewährleisten und negative Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse zu vermeiden

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Die HIL GmbH wird im Jahr 2025 den Wechsel von SAP ECC 6.0, EhP8 auf ein SAP S/4HANA on premise System, 2023 FPS 1, vollziehen. Dieser Wechsel wird im Rahmen eines Greenfield-Einführungsprojektes erfolgen. Aufgrund der besonderen Anforderungen im In-standhaltungsprozess der HIL GmbH, für die die SAP keine Best-Practise-Prozesse zur Verfü-gung stellt, musste zum Teil auf Eigenentwicklungen ausgewichen werden.
Nach dem derzeitigen Planungsstand ist von einem Abschluss der Migration auf SAP S/4HANA zum 31.12.2025 auszugehen. Das bisherige SAP-R/3-System wird für wenige Per-sonalprozesse weiterhin betrieben. Darüber hinaus bleibt das SAP-R/3-Sytem für die durch SAP S/4HANA abgelösten Prozesse lesend mit den Altdaten erhalten.
Sollte es zu zeitlichen Verzögerungen im Projekt kommen, ist durch die Verfahrensbetreuung SAP eine Betreuung der noch im SAP R/3 befindlichen Prozessanteile, z. B. der Instandhal-tung, sicherzustellen.
Ergänzend zum SAP-System werden sowohl ein Dokumentenmanagementsystem IXOS zur Belegarchivierung (elektronisches Archivierungssystem IXOS-ARCHIVE) als auch ein SAP KPro-Server (als Speichermedium für Dokumente zu diversen SAP-Objekten) betrieben. Für die Abbildung der digitalen Personalakten kommt die Lösung extended ECM für SuccesFactors des Herstellers OpenText zum Einsatz.
Des Weiteren kommt der SAP Solution Manager (Entwicklungs- und Produktivsystem) mit Focus Build zum Einsatz.
Eine etwaige Einführung des SAP BW for HANA ist zurzeit in Diskussion. Die Entscheidung ist zurzeit noch ausstehend.
Alle Systeme werden in einer Terminal-Server-Architektur unter CITRIX betrieben.
Die SAP-Systemlandschaft besteht grundsätzlich aus einer vierstufigen Systemlandschaft: Entwicklungssystem, Qualitätssicherungssystem, Wartungssystem und Produktivsystem.
Darüber hinaus gibt es ein Schulungssystem. Unterstützend wird SAP Enable Now genutzt.
Für die Anbindung externer Partner wird grundsätzlich als Middleware SAP PI genutzt, insofern die technischen Voraussetzungen dafür gegeben sind.
Die Systemlandschaft wird durch folgende SAP Cloud-Produkte ergänzt:
- SAP SuccessFactors mit den Anteilen Employer Central, Learning, Performance & Goals, Recruiting, Onboarding (geplant ab 2026).
- SAP Concur mit Request und Expense. Der Anteil Travel folgt voraussichtlich im Jahr 2026.
- SAP Business Technonogy Platform (BTP)
- SAP Analytics Cloud (SAC)

Das bisherige SAP R/3 System, Version ECC 6.0, EhP8, wird voraussichtlich bis 2028 produk-tiv weiterbetrieben für den Anteil
- Human Ressources mit
o Personalabrechnung
o Zeitwirtschaft
o Personalkostenplanung
Auf den übrigen Anteil des SAP R/3 Systems wird nur im Bedarfsfall durch einzelne Nutzer zugegriffen.

Im SAP S/4 System kommen derzeitig folgende Lines of Business (LoB) bzw. geschäftsbe-reichsübergreifende Funktionen im SAP zum Einsatz:
- Asset Management
- Finance
- Human Resources
- Manufacturing
- R&D / Engineering
- Sales
- Service
- Sourcing and Procurement
- Supply Chain
- Datenmigration
- Datenmanagement
- Datenreplikations-Framework
- Data Lifecycle Management (ILM), geplant ab 2026
- Stammdatenpflege
- Responsibility Management
- Geschäftsereignisbehandlung
- Geschäftsereignisprotokollierung
- Heijunka-Plantafel
- Defense & Security

Im bisherigen SAP R/3-System kommen derzeit folgende Module zum Einsatz:
- BC,
- HR,
- OM
- PKP
- FI /FI-AA/ CO / IM,
- MM / WM,
- CS / PM / PP / PS,
- QM,
- SD.

Derzeit arbeiten ca. 1.950 SAP-User (mit steigender Tendenz) im Produktivsystem.

Der Betrieb der on-premise Systeme erfolgt durch den IT-Dienstleister der HIL GmbH. Darüber hinaus werden Cloud-Systeme genutzt, die durch die SAP als SAAS angeboten werden.

Weitere Einzelheiten sind der beigefügten Leitungsbeschreibung zu entnehmen

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten
60

Optionale Verlängerung um 2x12 Monate
2
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Josef-Wirmer-Straße 2-8
53123
Bonn
Deutschland
DEA22

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

---
Vergabe von Unteraufträgen

Bedingungen für die Vergabe von Unteraufträgen

Der Auftragnehmer muss alle Änderungen der Unterauftragnehmer angeben, die sich während der Auftragsausführung ergeben

Informationen die im Angebot anzugeben sind

Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Angaben zum Verfahren

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

1
EUR

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

---
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://vergabe.hilgmbh.de/VMPSatellite/notice/CXT6YYDYTBKZH5P2

Einlegung von Rechtsbehelfen

Bitte beachten Sie die Regelungen des § 160 GWB: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Zusätzliche Informationen

Unter http://vergabe.hilgmbh.de/VMPCenter/ finden Sie weitere Informationen zum Verfahren. Die Teilnahmeunterlagen können dort nach einer Registrierung kostenlos angefordert und heruntergeladen werden. Nachrichten der Vergabestelle können dort eingesehen werden. Für den Teilnahmeantrag sind die auf dem Server bereitgestellten Formblätter zu verwenden.

Elektronische Einreichung von Teilnahmeanträgen:
https://vergabe.hilgmbh.de/VMPCenter

Elektronischer Zugang zu den Teilnahme-/Vergabeunterlagen: https://vergabe.hilgmbh.de/VMPCenter.

Es ist geplant, höchstens fünf (5) Bewerber zur Abgabe eines Erstangebotes aufzufordern. Die Vergabestelle behält sich vor auch mehr als 5 Bewerber zur nächsten Phase aufzufordern. Vor diesem Hintergrund erfolgt im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes eine Vorauswahl der Bewerber durch Auswertung der vorgelegten Teilnahmeanträge.

Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbes ergeben, dass weniger als 5 Bewerber grundsätzlich die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Bewerber zu den nachfolgenden Phasen einladen, die die Eignungsvoraussetzungen erfüllen, auch wenn die Anzahl der Bewerber unter 5 liegt.

Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbes ergeben, dass mehr als 5 Bewerber grundsätzlich die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Bewerber zu den nachfolgenden Phasen einladen, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen.

Hier ist die erreichte Punktzahl ausschlaggebend.

Bei Punktegleichheit (gleiche Eignungspunktzahl) der Bewerber entscheidet das Losverfahren.

Zuschlagskriterien: Die Wertung der Angebote erfolgt anhand Preis und Leistung.

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Bindefrist

174
Tage

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.

Der Umfang der Nachforderungen ergibt sich aus § 22 Abs. 6 VSVgV.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Auswahl der Ausschlussgründe

Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden mit einer Deckungssumme von mindestens 2 Mio. EURO sowie für sonstige Schäden mit einer Deckungssumme von mindestens 1 Mio. EURO jeweils zweifach maximiert im Versicherungsjahr.

Hinweis: Sollte die Dauer des Versicherungsvertrages die Vertragsdauer (einschließlich etwaiger Verlängerungen) der ausgeschriebenen Leistung nicht abdecken, erklärt der Bewerber mit der Abgabe des Teilnahmeantrages, dass er die Versicherung entsprechend der Laufzeit des Vertrags verlängern wird. Soweit die aktuelle Deckungssumme zum Zeitpunkt des Teilnahmeantrags niedriger ist als die in diesem Dokument jeweils vorgegebene Summe, erklärt der Bewerber mit dem Ankreuzen des unterstehenden Feldes sowie seiner Signatur, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine Erhöhung auf die geforderte Deckungssumme spätestens eine Woche nach Zuschlagserteilung erfolgt und diese gegenüber dem Auftraggeber durch Vorlage geeigneter Dokumentation unaufgefordert nachgewiesen wird.

Das Bestehen einer Haftpflichtversicherung ist durch Vorlage einer Kopie der Versicherungsbestätigung mit Einreichung dieses Teilnahmeantrages nachzuweisen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Sonstiges
Sonstiges

1. Ausschlussgründe nach § 123 Abs.1, 4 GWB:
Es liegen keine Ausschlussgründe i.S.d. §§ 123, 124 GWB vor

2. Milog: Es liegen keine Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG vor

3. Lieferkettensorgfaltsgesetz:
Es liegen keine Geldbußen nach dem LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) oder nach vergleichbaren Vorschriften anderer EU-Mitgliedstaaten gegen mein/unser Unternehmen oder eine Person verhängt worden sind vor, deren Verhalten meinem/unserem Unternehmen zuzurechnen sind und die für eine angemessene Zeit bis zur nachgewiesenen Selbstreinigung nach § 125 GWB zu einem Ausschluss von der Teilnahme an einem Vergabeverfahren gemäß § 22 LkSG berechtigen.

4. Eigenerklärung zur Vertrags- und Auftragsabwicklung in deutscher Sprache
Es muss bestätigt werden, dass für die Abwicklung der Verträge und die Durchführung der Aufträge vorgesehene Personal die deutsche Sprache (Level C 1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen, GER) in Wort und Schrift beherrscht.

5. Code of Conduct: Es muss bestätigt werden, dass der Code of Conduct (Anhang 4 Code of Conduct) eingehalten wird

6. Russland Sanktionen "Es wird Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21.07.2022 umsetzen ("Russland-Sanktionen") bestätigt
Dies ist durch Vorlage der ausgefüllten Eigenerklärung EU Sanktionen, Anhang 5 darzulegen.

7. Sicherheitsüberprüfung des Personals:
"Erklärung.
- zur Bereitschaft, eingesetztes Personal überprüfen zu lassen (SÜ1 oder SÜ2).
- auch für Personal, das ggf. durch Unterauftragnehmer eingesetzt werden soll."

8. Sicherheitsüberprüfung des Personals von ggf. Unterauftragnehmern: "Erklärung.
- zur Bereitschaft, eingesetztes Personal das ggf. durch Unterauftragnehmer erfolgt überprüfen zu lassen (SÜ1 oder SÜ2) .

9. Zustimmung Datenschutzverpflichtung, Sicherheitsüberprüfungen: Erklärung dass alle mit der Ausführung und Leitung beauftragten Personen Sicherheitsüberprüfungen sowie Verpflichtungen nach dem Bundesdatenschutz- und Verpflichtungsgesetz zustimmen.

10. Datenverarbeitung mit Daten des Geheimhaltungsgrades VS-NfD: Erklärung dass sich der Bewerber verpflichtet, die Bestimmungen zur Verarbeitung von behördlichen Daten im Geheimhaltungsgrad VS-NfD auf seinen IT-Systemen einzuhalten.

11. VS-Belehrung Bestätigung, dass für alle mit der Ausführung und Leitung beauftragten Personen eine VS-Belehrung durchgeführt wird sowie Verpflichtungen auf das Datengeheimnis und die Vertraulichkeit nach der DSGVO vorliegen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Eignung zur Berufsausübung
Eignung zur Berufsausübung

Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung den Eintrag in einem Berufs- oder Handelsregister (z.B. Handelsregisterauszug) vorlegen oder eine sonstige Bescheinigung oder Erklärung i.S. von Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU / Anhang VII Teil B und C der Richtlinie 2009/81/EG, wenn dies nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Niederlassungs- bzw. Herkunftsstaates Voraussetzung für die erlaubte Berufsausübung ist, vorlegen.

Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate bei Abgabe des Teilnahmeantrages sein.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

1. Referenzen "Es werden drei Referenzprojekte der letzten fünf Jahre bewertet die mit dem Vertragsgegenstand vergleichbar sind.

Anzugeben sind:

- Auftraggeber/ Kunde
- Umfang der Beratertage
- Kurzbeschreibungen der erbrachten Leistungen, Angaben zur Leistungserbringung, Beschreibung besonderer Anforderungen und Umstände der Leistungserbringung
- Zeitraum der Leistungserbringung
- Angabe, ob die Leistungen als vollständige Eigenleistung, mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen Firmen erbracht wurden, sowie ggf. Angabe des Eigenleistungsanteils"

2. Es werden Referenzprojekte der letzten fünf Jahre bewertet die den Betrieb einer VS-NfD Umgebung oder vergleichbare Leistungen in einer VS-NfD-Umgebung beinhalten. Es werden maximal 3 Referenzen gewertet.

3. Referenzen in vergleichbarer Größe und Komplexität im S/4HANA on-prem Betrieb. Es werden maximal 3 Referenzen gewertet.

4. VB_Qualifikationen_LOBs "Generelle Vergleichbarkeit der Referenz zu den HIL-Anforderungen.

Kriterien für die Vergleichbarkeit der Referenzen sind im Anhang 7 VB_Qualifikationen_LOBs (Tabelle Kriterien Referenzen) aufgezählt. In der Anlage werden implementierte und im Betrieb der HIL befindliche wesentliche LoBs und geschäftsbereichsübergreifende Funktionen aufgelistet.

5. Mindestumsatz im Geschäftsbereich, der für die Vergabe relevant ist Anteilige, durchschnittliche Umsätze des Vergabegegenstandes (netto) der letzten 5 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Als Mindestumsatz gelten 30 Mio. Euro mit vergleichbaren Leistungen. Ab Erreichen des Mindestumsatzes von 30 Mio. Euro werden 10 Punkte vergeben. Als Höchstgrenze für die Wertung gelten 50 Mio. Euro Umsatz mit vergleichbaren Leistungen und ergeben 20 Punkte.

6. Gesamtumsatz: Angabe Umsatz in den Jahren 2024, 2023, 2022
Anahl Mitarbeiter Angabe Anzahl Mitarbeiter im gesamten Unternehmen in den Jahren 2024, 2023, 2022

7. Mitarbeiterzahl: SAP Berater und Entwickler "Mindestanzahl 200 deutschsprachige SAP-Berater und SAP-Entwickler.

8. Verhältnis Berater : Entwickler (Muss-Kriterium)
Hierbei muss das Verhältnis Berater : Entwickler bei circa 3:1 anliegen. D.h., circa 75% der Mitarbeiter müssen Berater sein

9. Erforderliche technologische Qualifikationen für die Betreuung der LoBs und Eigenentwicklungen "Im Anhang 7 "VB_Qualifikationen_LOBs (Tabelle Kriterien Qualifikationen SAP )"" sind die erforderlichen technischen Qualifikationen zur Betreuung der LOBs und Eigenentwicklungen aufgelistet.

Bitte kreuzen Sie die Qualifikationen an, die ihrerseits erbracht werden können.

9. SAP- Zertifizierung SAP-Partner Status

10. Zertifikat ISO 9001 Einen Nachweis, dass eine gültige ISO9001 Zertifizierung vorliegt.

11. Zertifikat ISO 27001 Einen Nachweis, dass eine gültige ISO27001 Zertifizierung vorliegt

12. Genehmigung zur Arbeitnehmerüberlassung: Damit auch Assistentenstellen für HIL besetzt werden können, werden dem Dienstleister 5 Punkte angerechnet, wenn eine Genehmigung zur Arbeitnehmerüberlassung vorliegt.

13. Energiemanagement oder Gütezeichen ISO-Zertifizierung ISO 50001
Einen Nachweis, dass eine gültige ISO50001 Zertifizierung vorliegt.

14. Umwelt- und Nachhaltigkeitsstandards oder Gütezeichen ISO-Zertifizierung ISO 14001
Einen Nachweis, dass eine gültige ISO14001 Zertifizierung vorliegt.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Finanzierung

Anforderung erfolgen, wenn notwendig, in den Unterlagen zur Angebotsphase

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

Es existieren keine besonderen Bedingungen.

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

Noch nicht bekannt

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung